So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Bei einem Hersteller im Werkzeugbau ging die bisherige Personalassistentin in den Ruhestand, sie hatte die Personalthemen alleine betreut. Nun sollte der Bereich für die Zukunft neu gestaltet werden.

Das Unternehmen war mit 50 Mitarbeitern genau an der Schwelle: brauchte es mehr Kapazitäten für HR? Oder sollte lieber noch mehr ausgelagert werden? Zu Anfang zogen wir Bilanz: Was gab es in den einzelnen HR-Bereichen, was sollte beibehalten und vereinfacht werden, was komplett geändert und was konnte wegfallen? In einer Übersicht über den gesamten Bereich setzten wir Prioritäten und leiteten den Fahrplan für das nächste Jahr daraus ab.

Mein Konzept für die neue Struktur ergab eine Teilzeitstelle mit der Option auf Erweiterung innerhalb der nächsten Jahre – entsprechend dem Unternehmenswachstum. Dafür wurde die Administration stark vereinfacht und der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert. Im Bereich Personalentwicklung sahen wir zunächst eine Teilung der Verantwortung vor: Personalseitig wurden die Systeme administriert, die Führungskräfte waren für die Durchführung zuständig. Gehaltsabrechnung und Urlaubsadministration blieben in der Buchhaltung angesiedelt, wo es ausreichend Kapazitäten dafür gab.

Personalbeschaffung war zu diesem Zeitpunkt noch nicht notwendig, dennoch haben wir bereits Kontakte zu Personalvermittlern aufgebaut. Zudem führte ich auch Ziele und Mitarbeiterjahresgespräche ein – mit Leitfaden, nach dem Führungskräfte vorgehen konnten. Zu Ende des Projektes hatte der Kunde ein Konzept an der Hand, mit dem er entscheiden kann, ob und wo das Unternehmen weitere Ressourcen für den Personalbereich braucht.